Informativa sulla privacy

In breve

Questa pagina spiega come vengono trattati i tuoi dati quando usi il sito di Quattro Stagioni Hot Pot, prenoti un tavolo o parli con il suo assistente. Vale per tutto il sito e per tutti i canali del locale, e comprende cookie e statistiche. Ultimo aggiornamento: 5 novembre 2026.

Le cose principali. Usiamo i tuoi dati per gestire richieste e prenotazioni. Nella chat ti risponde un’intelligenza artificiale, e te lo dichiara. Non ti iscriviamo a comunicazioni promozionali. Le statistiche gestite da Maiora partono soltanto dopo il tuo «Accetta».

Chi tratta i dati

Il titolare del trattamento è Impresa di Prova, con sede in Via di Prova 1, Roma, Italia, partita IVA 00000000000, che gestisce Quattro Stagioni Hot Pot. Per qualsiasi domanda o richiesta sulla privacy, anche per raggiungere l’eventuale responsabile della protezione dei dati, scrivi a prova@example.invalid.

Maiora (Non fornito, Non fornito) fornisce al locale il sito, il sistema di prenotazione e l’assistente, e tratta i dati per conto del locale come responsabile del trattamento.

Quali dati trattiamo

Prenotazioni: nome, email o telefono, data, ora, numero di persone, codice della prenotazione, canale da cui è arrivata, stato (ad esempio in attesa, confermata, al tavolo, annullata, mancato arrivo) e le note scritte dal personale.

Chat del sito e WhatsApp: i messaggi, i vocali e la loro trascrizione, gli identificativi della conversazione e, su WhatsApp, il tuo numero.

Navigazione: indirizzo IP e informazioni tecniche del browser, che servono a far funzionare il sito e a proteggerlo, più i cookie tecnici e i dati del browser descritti più avanti.

Di solito questi dati ce li dai tu. Possono arrivare anche dal personale del locale, che registra una prenotazione presa per telefono o di persona, oppure da chi prenota per te. Chi gestisce il locale può chiedere al proprio assistente riservato di ricordare informazioni utili su un ospite.

Perché li trattiamo e su quale base

Gestire le tue richieste: rispondere alle domande, verificare i posti, registrare, confermare, modificare o annullare una prenotazione e organizzare il servizio. La base è l’esecuzione del servizio che chiedi e delle misure che lo precedono, art. 6, par. 1, lett. b, GDPR.

Inviarti l’email di servizio sulla prenotazione: lo stato e i collegamenti per modificarla o annullarla. La base è l’esecuzione del servizio che chiedi, art. 6, par. 1, lett. b, GDPR.

Inviarti promemoria e altri messaggi automatici, via email o su WhatsApp. La base è il tuo consenso, art. 6, par. 1, lett. a, GDPR.

Produrre statistiche sulle visite. La base è il tuo consenso, art. 6, par. 1, lett. a, GDPR.

Proteggere il servizio: sicurezza, limiti contro gli abusi, copie di sicurezza e recupero dopo un guasto. La base è il legittimo interesse a tenere sicuri il servizio e i dati, art. 6, par. 1, lett. f, GDPR.

Rispettare obblighi di legge e richieste delle autorità, art. 6, par. 1, lett. c, GDPR. Difendere un diritto in una contestazione, per legittimo interesse, art. 6, par. 1, lett. f, GDPR.

Non usiamo i tuoi dati per comunicazioni promozionali: il modulo di prenotazione, la chat e il consenso a promemoria e messaggi automatici non valgono per la promozione.

Salute e allergie

Allergie e intolleranze sono dati sulla salute. Non le chiediamo e non le raccogliamo in modo sistematico.

Ti chiediamo di non indicarle in chat né nei vocali. Quello che scrivi in chat o dici nei vocali arriva all’assistente AI, al fornitore del modello e, per i vocali, al fornitore della trascrizione, come ogni altro messaggio, e resta per i tempi delle conversazioni. L’assistente riporta solo gli allergeni indicati nel menu e ti rimanda al personale: per un’allergia parla direttamente con il locale (telefono +390600000000, email prova@example.invalid) oppure passa in Via di Prova 1, Roma, Italia.

Se chiedi al personale di tenere conto di un’allergia, viene annotato solo ciò che serve a servirti in sicurezza, senza diagnosi, in una nota sulla prenotazione. La base è il tuo consenso esplicito, che dai con la tua richiesta e che puoi revocare, art. 9, par. 2, lett. a, GDPR. La nota segue i tempi della prenotazione indicati più avanti.

La nota è visibile agli addetti autorizzati. Può passare anche dall’assistente riservato di chi gestisce il locale, e quindi dal fornitore del modello e, se è inviata con un vocale, da quello della trascrizione.

L’assistente AI e il personale

Nella chat del sito, e su WhatsApp dove il locale lo offre, risponde un assistente basato sull’intelligenza artificiale, e te lo dichiara. Può aiutarti con informazioni e prenotazioni, anche per modificarle o annullarle.

L’assistente riceve i tuoi messaggi, le trascrizioni dei vocali, le informazioni pubblicate dal locale e i dati della tua prenotazione che servono a risponderti, compreso il nome. Non riceve le prenotazioni o i recapiti di altri ospiti. Per elaborare le risposte usa un modello di intelligenza artificiale di Scaleway (Parigi), di Google Cloud Vertex AI (regione UE) o di OVHcloud: il modello in uso è di uno di questi fornitori. Non inviare documenti, dati di pagamento, informazioni sulla salute o dati di altre persone.

L’assistente può sbagliare. Una prenotazione è confermata soltanto quando il riepilogo della prenotazione o la sua pagina riservata mostrano lo stato «Confermata»: una frase della chat non basta.

Nella chat del sito l’assistente non avvisa il personale e non può farti richiamare. Per parlare con una persona usa i recapiti del locale (telefono +390600000000, email prova@example.invalid): l’assistente te li indica quando li chiedi. Su WhatsApp, quando serve, l’assistente passa la conversazione al ristoratore, e da quel momento risponde una persona. Il personale autorizzato può leggere le conversazioni e rispondere direttamente, e in quel caso la risposta è indicata come «Personale di Quattro Stagioni Hot Pot».

Vocali

I vocali che invii su WhatsApp, e quelli di chi gestisce il locale nell’app del servizio, sono trascritti da un fornitore esterno: l’audio va ad AssemblyAI, nell’Unione europea; come riserva può essere usato Deepgram, anch’esso nell’Unione europea. L’audio non va al fornitore del modello: all’assistente arriva il testo.

Secondo le loro condizioni, questi fornitori non conservano l’audio né il testo dopo la trascrizione e non li usano per addestrare i propri modelli. Nei nostri sistemi il file audio resta solo per il tempo della trascrizione e poi viene eliminato. WhatsApp conserva la sua copia secondo le proprie regole.

WhatsApp e messaggi di servizio

Quando scegli WhatsApp fra i canali resi disponibili dal locale, i messaggi e i vocali passano da Meta. Chi non scrive al locale su WhatsApp non invia dati a Meta attraverso questo servizio.

Se prenotando indichi un indirizzo email, ti mandiamo un’email di servizio sulla prenotazione. Riporta giorno, ora, numero di persone e stato e, finché la prenotazione si può ancora modificare o annullare, due collegamenti personali: uno per modificarla e uno per annullarla. L’invio passa da AWS. L’email fa parte del servizio che chiedi: non serve il tuo consenso e non è promozionale. Se indichi solo il telefono, l’email non parte.

Promemoria e altri messaggi automatici, via email o su WhatsApp, partono soltanto dopo il tuo sì esplicito, e questo sì non vale per le promozioni. Puoi revocarlo in ogni momento scrivendolo all’assistente, su WhatsApp anche con la sola parola STOP, oppure scrivendo a prova@example.invalid. La revoca non annulla la prenotazione.

I collegamenti dell’email, come il link riservato che vedi dopo aver prenotato con il modulo o con la chat del sito, sono personali: chi li possiede può vedere, modificare o annullare la prenotazione. Non condividerli e non inoltrare l’email. Valgono fino alla fine della prenotazione. Su WhatsApp gestisci la prenotazione nella conversazione.

Prenotazione e chat usano due cookie tecnici, necessari al loro funzionamento. Il primo tiene la sessione del visitatore e dura 8 ore. Il secondo protegge da richieste contraffatte la prenotazione e la chat e dura circa un anno. Non richiedono il consenso, perché sono necessari al servizio che chiedi.

Il browser conserva anche la tua scelta sulle statistiche, finché non la cambi o non cancelli i dati del browser. Per la durata della scheda conserva l’identificativo della chat, una chiave casuale e un’impronta delle richieste inviate, per evitare duplicati, senza salvarne il testo, e piccoli dati di funzionamento della pagina.

Prenotazione e chat non aggiungono pubblicità, pixel o tracciatori di terzi. Servizi esterni usati da questo sito: nessuno. Eventuali servizi esterni possono ricevere il tuo indirizzo IP e informazioni sul tuo browser, e seguono le proprie regole. Un link che porta fuori, ad esempio a una mappa o a un social, apre un altro sito con le sue regole.

Statistiche sulle visite

Finché non premi «Accetta» nel riquadro «Statistiche facoltative», le statistiche gestite da Maiora non inviano alcun dato: è così anche quando il riquadro non compare. Rifiutare non limita prenotazione e chat.

Dopo «Accetta» possono essere inviati la pagina visitata, l’azione compiuta (avvio o invio di una prenotazione, apertura della chat), il sito di provenienza e la campagna, soltanto fra quelli ammessi. Non vengono inviati i valori dei moduli. Il servizio statistico riceve anche l’indirizzo IP e le informazioni del browser. Lo strumento previsto è Umami, installato sui server del servizio stesso, senza cookie.

Puoi cambiare idea dal collegamento alle preferenze in fondo alla pagina. La revoca ferma subito i nuovi invii, ma un invio già partito può completarsi e gli eventi già ricevuti non vengono cancellati in automatico: per cancellarli scrivi a prova@example.invalid.

A chi arrivano i dati

Ai dati accedono gli addetti autorizzati del locale, ciascuno secondo il proprio ruolo: nelle conversazioni vedono anche il tuo nome, se lo hai dato. Il personale di Maiora può accedervi per assistenza soltanto con un’autorizzazione del locale, per un tempo limitato e con una traccia dell’accesso. I dati possono andare alle autorità, quando la legge lo impone.

Fornitori del servizio:

Hetzner: server che ospitano il sito, le prenotazioni e le conversazioni.

Amazon Web Services (AWS): copie di sicurezza cifrate e invio delle email.

Scaleway (Parigi), Google Cloud con Vertex AI (regione UE) e OVHcloud: possibili fornitori del modello di intelligenza artificiale dell’assistente; il modello in uso è di uno di questi. Il fornitore in uso riceve i messaggi, le trascrizioni dei vocali e i dati della prenotazione che servono a rispondere. Secondo le loro condizioni, nessuno di loro usa questi contenuti per addestrare i modelli.

AssemblyAI, con Deepgram come riserva, entrambi nell’Unione europea: trascrizione dei vocali. Ricevono l’audio.

Hostinger: registrazione del dominio e gestione dei nomi (DNS); non riceve prenotazioni né conversazioni.

Meta: messaggi e vocali che passano da WhatsApp.

Telegram: solo se chi gestisce il locale lo usa come canale riservato con il proprio assistente.

Stripe: pagamenti fra il locale e Maiora. La prenotazione e la chat non chiedono pagamenti né dati di carta.

Hetzner, AWS e i fornitori del modello e della trascrizione dei vocali agiscono come fornitori incaricati, cioè sub-responsabili. Meta e Stripe trattano i dati anche per conto proprio, come titolari autonomi dei loro servizi.

Trasferimenti fuori dall’Unione europea

I server del servizio e le copie di sicurezza si trovano in Germania, nell’Unione europea. Questo non vale per tutti i fornitori.

AWS, Meta e Stripe possono trattare dati anche fuori dallo Spazio economico europeo, per conservazione, accesso o assistenza. I fornitori della trascrizione elaborano l’audio nell’Unione europea, ma dati tecnici e assistenza possono essere trattati fuori dall’Unione. Se il fornitore del modello è OVHcloud, può accedere da remoto ai sistemi, quando serve al servizio, dal Regno Unito e dal Canada. Per le modifiche al sito chieste dal titolare del locale, anche OpenAI può trattare dati fuori dallo Spazio economico europeo. In questi casi il trasferimento si fonda su una decisione di adeguatezza della Commissione europea (vale per il Regno Unito e, per le organizzazioni commerciali, per il Canada) o sulle clausole contrattuali tipo. Puoi chiederne copia a prova@example.invalid.

Telegram, solo se usato come canale riservato da chi gestisce il locale, tratta i dati anche per conto proprio e può trattarli fuori dallo Spazio economico europeo, alle stesse condizioni.

Per quanto tempo conserviamo i dati

Vocali: il file audio è eliminato subito dopo la trascrizione. Entro 7 giorni dalla ricezione eliminiamo anche il riferimento che permette di riscaricarlo dal canale. Il testo trascritto entra nella conversazione e ne segue i tempi.

Chat del sito e WhatsApp: 90 giorni dall’ultima attività della conversazione.

Prenotazioni: nome, recapiti, consensi e note del personale per 12 mesi dopo la data del servizio. Questa scadenza non tocca un servizio ancora da svolgere. Dopo resta la prenotazione senza quei dati, per l’agenda e per le statistiche del locale.

Email di servizio: cancelliamo il testo alla conclusione dell’invio e l’indirizzo cifrato conservato per quell’invio 30 giorni dopo. Resta soltanto l’esito dell’invio.

Informazioni su un ospite nella memoria dell’assistente riservato: 90 giorni dall’ultimo uso.

Statistiche: dettaglio per 90 giorni, poi soltanto riepiloghi mensili anonimi per 24 mesi.

Registri tecnici: 30 giorni. Gli incidenti di sicurezza hanno una durata separata e motivata.

Copie di sicurezza: recupero fino a 14 giorni, con copie che scadono entro 35 giorni. Una cancellazione non modifica subito le copie già fatte: scadono da sole e, dopo un recupero, le cancellazioni vengono riapplicate prima di riaprire il servizio.

Fornitori esterni, secondo le loro condizioni. Trascrizione dei vocali: né l’audio né il testo sono conservati dopo la trascrizione; il fornitore può tenere dati tecnici sull’uso, ma non il contenuto. Modello: Scaleway di norma non conserva i contenuti, salvo una memoria temporanea, e per errori o abusi può tenerli due settimane; Google Cloud li tiene in una memoria temporanea per 24 ore e, se risultano sospetti di abuso, fino a 90 giorni nella regione UE; OVHcloud non li registra né ne fa copie.

Obblighi di legge, esercizio di un diritto o una contestazione possono richiedere una conservazione distinta e limitata. Al termine del servizio Maiora le prenotazioni già confermate restano valide e il locale ne assume la gestione.

Quali dati sono obbligatori

Per prenotare online servono nome e almeno un recapito, email o telefono. Senza questi dati non possiamo gestire la richiesta online, ma puoi rivolgerti direttamente al locale.

Per chiedere informazioni in chat non serve dare il nome o un recapito. Statistiche, promemoria e messaggi automatici, e WhatsApp sono facoltativi: rifiutarli non impedisce di prenotare. Se indichi solo il telefono, non ricevi l’email di servizio.

La casella «Ho letto l’informativa» conferma che hai ricevuto queste informazioni e non è un consenso.

Decisioni automatiche

Il sistema verifica da solo la disponibilità secondo le regole del locale e applica limiti contro gli abusi, come un numero massimo di prenotazioni attive per recapito e per sessione. Una richiesta può quindi essere rifiutata in automatico, e puoi sempre rivolgerti al locale.

Non prendiamo decisioni interamente automatizzate che producono effetti giuridici o che incidono in modo analogo e significativo su di te, e non creiamo profili degli ospiti per decidere come trattarli.

I tuoi diritti

Puoi chiedere l’accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità. Puoi opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Puoi revocare un consenso in ogni momento, senza effetti su ciò che è avvenuto prima della revoca.

Scrivi a prova@example.invalid. Le richieste non sono automatiche: le segue una persona, l’operatore del servizio, per conto del locale. Verifichiamo la tua identità in modo proporzionato e rispondiamo entro un mese, che può estendersi di altri due mesi per richieste complesse. Se chiedi la cancellazione, l’operatore toglie dalle tue prenotazioni nome, recapiti e note del personale. La prenotazione resta senza quei dati, per l’agenda del locale. Toglie anche ciò che l’assistente riservato ricorda di te, quando lo riconosce dal nome completo, dal telefono o dall’email. Per gli altri dati, come il testo delle conversazioni o i motivi annotati sulle eccezioni, valuta la richiesta caso per caso; quelli non cancellati prima seguono i tempi indicati sopra.

Per modificare o annullare una prenotazione puoi usare il link riservato o rivolgerti al locale. La cancellazione nei nostri sistemi non ritira un messaggio già consegnato: per i dati nei sistemi di Meta, o di altri fornitori che li trattano per conto proprio, valgono anche i loro strumenti.

Reclamo al Garante

Puoi presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it, o all’autorità del Paese europeo in cui vivi o lavori.

Minori

Il servizio non è pensato per chi ha meno di 14 anni, che deve far prenotare un genitore o un tutore. Il sistema non verifica l’età. Per segnalarci dati forniti da un minore, scrivi a prova@example.invalid.

Per chi lavora nel locale e per i ristoratori

Per il personale e per chi gestisce il locale trattiamo account nominativi, ruoli, accessi, azioni, comandi e messaggi all’assistente riservato, per organizzare il servizio, dimostrare chi ha fatto cosa e proteggere gli accessi. I dipendenti entrano nell’app solo con l’invito del titolare del locale, con email e password proprie, e nell’app possono scrivere all’assistente anche con vocali e foto. Il locale è il titolare del trattamento, in base al rapporto di lavoro o di collaborazione e al suo legittimo interesse.

Tempi: conversazioni con l’assistente riservato, 180 giorni dall’ultima attività; memoria dell’assistente riservato, 90 giorni; sessioni di accesso, con indirizzo IP e browser, 30 giorni dalla fine; registro di sicurezza, 180 giorni.

Se chiedi all’assistente di modificare il sito, la richiesta passa da una sessione Codex di OpenAI, che riceve il testo della richiesta e i file del sito, non le prenotazioni né le conversazioni con gli ospiti. OpenAI può trattare questi dati anche fuori dallo Spazio economico europeo.

Per preventivi, contratto, fatturazione e assistenza commerciale il titolare è Maiora, Non fornito, per eseguire il contratto e rispettare gli obblighi di legge, con i tempi previsti dalle norme fiscali e civili. I dati della carta li raccoglie direttamente Stripe: Maiora riceve riferimenti e stato del pagamento, non il numero completo.

Modifiche

Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano il servizio, i fornitori o le norme. La versione in vigore è sempre in questa pagina, con la data dell’ultimo aggiornamento: 5 novembre 2026.